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《可不可以不加班（全本）》
1.译者序（1）
阿诺德·贝内特是英国杰出的小说家、剧作家和评论家。***一生著述颇丰，先后出版了30本小说、10个剧本和近3000篇短文（其中包括书评和剧评）。贝内特最有价值的作品是他的“五镇小说”，即以他的家乡英格兰中部斯泰福郡的斯托克市为背景的系列小说。其代表作有《五镇的安娜》、《五镇轶事》、《五镇的严峻笑容》、《克雷亨格》三部曲、《老妇谭》和《纸牌》等。不过，目前被翻译成中文的作品只有非小说类的《如何度过一天24小时》（howtoliveon24hoursdy）以及侦探小说《巴比伦大饭店》等少量几种。
《如何度过一天24小时》是贝内特创作的一本关于时间管理的经典之作，虽然创作时间较早，但书中阐述的一些利用时间的技巧和忠告，对于当下的我们每一个人仍然十分适用。书中，贝内特以一种前所未有的思想，揭示出深刻的生活哲理，并告诉每一位普通读者应当如何度过自己的每一天、提高效率、改变生活、创造奇迹、取得成功。
《如何度过一天24小时》是一本适用于每个人的永恒自助经典，在这本书的基础上，我们从thecompleteidiot’sguidetogettingthingsdone和howtomkethemostofyourworkdy等时间管理励志经典中摘取相关的精华内容，有机组合成《可不可以不加班》这本新书，以期更好地服务读者。（《如何度过一天24小时》原文共有12章，本书第一至第十章的第1节以及第十一章的第1、第2节即是。）
阅读本书，读者既可感悟贝内特原汁原味的精辟而又毫无偏见的生活哲理，又可更深入地学习世界一流时间管理大师提出的有关时间与工作、生活乃至整个人生管理的法则和方案。
时间堪称民主的典范！在时间的王国内，从来没有能够独占财富和独享智慧的贵族。天才也不会因为智慧超群而拥有更多的时间，即使是每天额外1个小时的奖励。因此，如果你想用更少的时间做更多的事，就好好阅读本书吧，相信你一定会找到满意的答案。
掌控时间，赢得美满人生！还等什么，赶快行动起来吧！
译者
序
一般来说，序是应该放在正文之前的。但对于这本书来说，我觉得序应该放到最后。所以，我建议你在通读全文之后再回过头来看这篇序。
这本书一经推出后，我便收到了无数读者的来信。此外，各种报纸杂志上也刊登了大量相关的评论，有些文章的篇幅甚至比本书还要长。但在这纷纭评价中，却没有多少批评之词。虽然有一些人对本书中一些轻率的语调并不赞同，但在我看来，本书的语调并无轻浮之处，所以我对异议置若罔闻。如果没有更为严厉的批评，我几乎要相信拙作是完美无瑕的了。
然而，更为严厉的批评并不是来自媒体，而是来自很多真挚的读者。他们通过信件所表达的意见，才是我必须认真面对的。我已预见会有读者不赞同我的观点，也为此感到担心。本书中有一段话引起了大家的争论：“绝大多数况下，他（代表先生）对他的事业的激并不高，充其量他也只做到不讨厌工作罢了。他会慢慢腾腾地开始工作，能拖延的他则会尽量拖延。当然，对一些工作他也会草草了事，尽快完成后则会满怀欢悦、兴高采烈。到了真正工作的时候，他很少会付出百分之百的努力。”
从读者的来信中，我能真切地体会到他们的真诚。我也坚信，有很多商界人士都很热爱自己的工作，从不逃避责任，从不迟到早退。简之，他们将所有精力都投入到工作当中，每天下班时都已筋疲力尽。这些人中有那些身居要职或前途无量的人，也有那些居于普通职位并无希望迹的人。
对这种说法，我同意并一直都深信不疑。我知道生活中真的有这样的商界人士。我曾在伦敦及其他省市做过一些位居普通职位的工作，的确看到一些同事对自己的职责怀有诚挚的热。他们在工作时，会将自己的潜能挥到极致。但我仍然深信，这样幸运且快乐的人们（他们比自己想象的还要快乐）在过去和现在都不是多数，甚至只是少数。我仍然深信，大多数工作体面、有责任心的商界人士（有理想有志向的人），晚上下班回家时并非经常筋疲力尽。我仍然深信，他们不会花大部分精力用来谋生，而是尽可能少地投入精力，事业对他们来说没有任何乐趣可，带给他们的只有无聊。
2.译者序（2）
然而，我也必须承认，将工作视为乐趣的少数人也很重要，值得重视，我不应该在文中完全忽略他们。一位读者在来信中一语道出了那些努力工作的少数人的艰辛。他这样写道：“我想我和每一个人都一样，希望能够‘超越自己的工作计划’，但请允许我告诉您，当我每天下午6点半回到家中，精力完全不像您想象的那样充沛。”
我必须指出，那些无精打采、有气无力地混日子的大多数人绝对要比那些满怀热、兴致勃勃地工作的少数人更为悲惨。前者比后者更亟须别人建议自己“如何生活”。不管怎样，后者在工作的8小时中是充满活力的；他们开足了马力，精神抖擞。其余8小时也许安排得很糟糕，甚至白白浪费掉；但一天浪费8小时总比浪费16小时要好得多。多一些体验总比一点体验都没有要好得多。
真正可悲的是那些在工作中和工作之余都不愿付出努力的人。本书恰恰是为这些人而写。但是，热爱工作的幸运儿会说，“尽管我的日常工作比他的要多，我仍然想超越计划，我也想追求更加丰富的生活。但是，我真的无法在工作结束后再完成另一天的工作量。”
事实上，我已经预见到，本书对那些本身就对更好地生存有兴趣的人具有更强烈的感染力。只有那些品味过人生的人才会对人生有更多的渴望，而唤醒那些从来没有起过床的人则最为困难。
如果你是努力工作的少数人，假定维持生计的日常工作强度使你不可能采纳后文中的所有建议，但你仍然有可能采纳其中的一些建议。你可能无法利用晚上回家途中的时间，但早晨上班路上的建议对你和其他人同样适用。从周六到周一期间空闲的44个小时，对你和其他人是一样多的时间。虽然一周累积的疲惫可能让你无法将全部精力都投入工作，但是一周总还是有3个晚上或更多时间可以加以利用。如果你告诉我你太累了，晚上不可能在工作计划之外做任何事，那么我可以坦率地告诉你，如果日常工作真的耗尽了你全部的精力，那么你的生活已处于失衡状态，亟须调整。一个人的精力绝不应该被日常工作全部占据。那么，到底应该怎样改善现状呢？
显而易见的办法是，在日常工作中巧妙地保留你的一些工作热。你可以在一天的工作计划之前开始做事，而不是之后。简单地说，就是早上早点起床。你可能会说你起不来，因为你一般都比较晚入睡，早睡有可能搅乱你整个家庭的生活安排。其实，我并不认为晚上早点入睡是不可能的事。如果你坚持早点起床，出现了睡眠不足的况，我想你一定会想办法早点上床睡觉的。在我看来，早点起床并不会导致睡眠不足。在一定程度上，睡懒觉只不过是一种习惯或是懒惰的借口。我的这种感悟随着年龄的增长而愈强烈。我认识到，大多数人之所以要睡那么长时间，是因为他们没有其他事来打时间。那些天天吵醒街坊邻居的健壮的卡车司机每天会睡多长时间呢？我曾经就这个问题请教过一位医生，他在伦敦一个繁华的郊区有24年丰富的行医经验。他身形短小，回答也更加简短：“很多人睡觉都睡傻了。”他接着解释说，如果人们能够少睡一点，绝大多数人会活得更健康，并会从生活中得到更多乐趣。其他医生也赞同他的观点。不过，这个观点对正在生长育的孩子们是不适用的。
早起1个小时、1。5个小时或者2个小时，如果你觉得累的话，就早点上床睡觉。至于加班计划，早上1个小时抵得上晚上2个小时。可是，你会说：“我赞同你的观点，但是如果没有仆人给我做饭，我难道不吃早点就开始？”当然可以，先生，在这个年代买一个优质的酒精炉（还附带一个煮锅）的花费不会超过一个先令，你不会把最重要的幸福寄托在不可靠的仆人身上吧？记得头天晚上吩咐仆人，让她在合适的位置放一个大托盘，盘子里放两个小面包、一个杯子、一个托碟、一包火柴和一个酒精炉，酒精炉上放着煮锅，锅盖倒放着，在上面放上一个小茶壶，里面放上几片茶叶。你早起的时候要做的只不过是擦一根火柴。不出3分钟水就会开，你可以将水倒进茶壶里（茶壶这时已经是温的了）。再有3分钟，茶就泡好了。你可以品着茶开始新的一天。这些细节在愚蠢的人看来可能微不足道，但有思想者则不然。因为在非同寻常的时刻，能否喝上一杯茶或许将决定人一生的宁静与平和。
阿诺德·贝内特
1.第一章每一天都是奇迹（1）
时间最不偏私，给任何人一天都是24小时；时间也最偏私，给任何人一天都不是24小时。***
—赫胥黎
第1节有谁24小时都活着？
“是的！他是一个根本不懂管理的人。他的工作非常不错、收入也十分稳定，虽谈不上是锦衣玉食，但满足生活需要绰绰有余，可以说他享受着一种还算奢华的生活。但是，这个家伙手头却总是不怎么宽裕。而且不知为什么，他总是花了钱却得不到什么好结果。钱包空得出奇，而且看他的样子似乎总是从旧货商那里买二手货。新西服配着一顶旧帽子，华美的领带偏偏配上一条松松垮垮的裤子！请人去吃饭，要么是在雕花玻璃餐具里装着非常难吃的羊肉，要么就是用裂了缝的茶杯盛上好的土耳其咖啡。与这些相比，更为严重的是他根本想不明白问题出在哪儿。简要一句话：他把所有的钱都哗哗地浪费掉了。要是我有他收入的一半就好了！我一定让他见识一下我是怎么用钱的……”
是不是？我们当中绝大多数人都曾经这样充满优越感地批评过他人。
我们都是自己的财政大臣，这是我们每个人最值得骄傲的事。报纸上整日布满着教人靠多少收入去生活的文章，这些文章在大众中间引起了广泛的共鸣，强烈的呼声足以证明人们的兴趣所在。最近，在一家日报上也掀起了一场比较大的争论，其争论的中心问题是一个女人能否靠85英镑的年薪在这个国家生存下去，而且还能活得很体面。此外，我还看到过一篇题为《每周8先令如何度日》的文章。虽然能经常听人们说时间就是金钱，但我却从来没有看到过有题为《如何度过一天24小时》的文章。事实上，“时间就是金钱”这句谚语并不能说明时间的价值，时间的价值其实远远大于金钱的价值。一般来讲，你若有时间，你就能挣到钱。但如果反过来，况就有些不一样了。即使你和豪华的卡尔顿饭店衣帽间管理员一样有钱，你也无法用金钱买来额外1分钟的生命。你不可能比我多拥有1分钟，同样也不可能比壁炉边上的猫多拥有1分钟。
哲学家曾解释过空间的概念，但他们无法对时间进行解释。而难以诠释的时间正是一切事物的源泉。有了时间，一切皆有可能；没有了时间，一切也就灰飞烟灭了。如果我们认真思考一下，就会现，时间的供应真是每天的奇迹，当你注意到它的时候，你一定会惊叹不已。早上你醒来，看！24个小时已经神奇地装满了你的钱包，你将用这些未经雕琢的时间来建造你生命的殿堂！这24个小时是属于你的，也是你最为宝贵的财富。这种物质是如此的神奇，又以同样神奇的方式从天而降到你的手中！
请注意！没有人能从你手中把时间夺走，它是一种神奇的财富，谁也偷不走。同样的，所有人得到的时间不会比你多，也不会比你少。
时间是民主的典范！在时间的王国内，从来没有能够独占财富和独享智慧的贵族。天才也不会因为智慧超群而拥有更多的时间，即使是每天额外1个小时的奖励。但时间也不会惩罚任何人。你可以无止无休地把这宝贵的时间无地浪费掉，也不会有人减少你的时间供应来惩罚你，更不会有神秘的力量说：“这个人是个十恶不赦的人，是个不可理喻的人！他没有资格拥有时间，我会切断他的时间供应。”不会的，时间的供应比国家统一公债还稳定。即便是周日，你依然能得到24个小时，不会多，也不会少。当然，你不能预支未来，更谈不上举债！你能挥霍的只有这正在消逝的时间。你不能浪费明天，也不能浪费下1个小时，它始终在前方等候着你。
时间就是每一天生在我们身上的奇迹，难道不是这样子的吗？
你必须好好利用每天24小时的时间。你需要用这些时间编织健康、快乐、金钱、满足、尊敬，不断升华你不朽的灵魂。那么现在最紧要的事就是如何正确高效地使用时间，所有的一切全都依赖于此。我的朋友！你的幸福、那难以捉摸的幸福、你一直在试图抓住的幸福，也都是仰仗时间的正确高效利用来实现。奇怪的是，那些既有魄力又赶时髦的报纸上竟然充斥着《如何靠一定的金钱生活》之类的文章，而不去关注“如何靠一定的时间来生活”这类有意义的话题。与时间相比，金钱那真是太普通不过了。只要你认真反省一下，你就会认识到金钱不过是世界上最平常的东西，它充斥在世界每一个角落里。
2.第一章每一天都是奇迹（2）
如果一个人依靠现有的收入怎么也不可能生活下去，他有其他好几种选择：要么努力多挣钱，要么去偷盗，要么干脆登广告寻求帮助。如果一个人一年不能赚取1000英镑的收入，我们并不能说他是在浪费生命；因为他可以通过努力赚取更多的钱，从而努力做到家庭收支平衡。但是，如果一个人不能管理好他的一天24个小时，恰当地将时间用于生命的各项支出上，那毫无疑问他是在浪费生命。时间的供应虽然极其规律，但却非常有限，这是非常残酷的一个事实。
我们当中有谁24小时都活着？我所说的“活着”这个词，它的意思不仅仅是指生存，也不是指“虚度光阴”。人经常会慨叹，一天的生活本可以安排得更好。这种惴惴不安的绪，试问我们当中有哪一位能幸免？我们当中又有哪一位能很肯定地说他没有犯过本章开头那个人犯的错。比如，质地考究做工上乘的西服偏偏配上一顶不体面的帽子，或者只注意外面的好坏，而忽略了事物本身的味道呢？我们当中有人不正在或一直以来都在对自己说：“如果再多给我一些时间，我肯定会改变这种状况的！”
我们永远不可能会有更多的时间。我们现在所拥有的，我们一直以来所拥有的就是摆在眼前的这些时间，不多不少。正是认识到这深刻却一直被忽视的事实（顺便说一下，这并非是我现的），我才开始仔细审视起琐碎而现实的日常时间的支出。
第2节打赢与文件的战斗
时间是每天生在我们身上的奇迹。如果你能正确高效地使用时间，生活中幸福将不再难以捉摸。在工作中，时间的处理尤为重要，其中最要的则是你如何处理大量文件和电子邮件。
文件风暴
因为科技的迅猛展，纸张出现的数量与日剧增。在我们这个世界，几乎什么都放在文件里，所以我们总是不敢把东西扔掉。结果，我们的文件管理系统承受着几十亿份文件的压力，等你想要找某份文件时却怎么也找不到了！据估计，我们当今社会储存起来的文件里，有75％～80％的内容都是没用的。
你处理进出办公室文件的方式，以及做出要不要留下这些文件的决定可以主导你的工作效率。现在的办公桌很多都是完全被文件淹没了……要做的事、要进一步获得信息的项目、不知道怎么处理的项目、上几周的文件，谁了解什么。许多收件箱变成了储藏罐，而垃圾箱则变成了空箱子。虽然我们一再说，“如果文件可以放到你的办公桌上来，那就有办法让它们从你的办公桌上消失”，但很多人还是打不赢这场与文件的战斗。
掌控好文件的关键办法是让大多数文件根本就不要放到你的办公桌上来。
1。把你的收件箱从办公桌上挪下来，再把它搬到办公室外面去。如果没办法把它搬到门外去，那就把它留在办公室里。如果那样也做不到，至少要把它放在你的视线之外。如果你把收件箱放在办公桌上，很可能会产生以下一些影响效率的后果：
？它会变成收件箱和待处理文件箱的混合体
？每次有新东西进来，你都要停下来看看新到的到底是什么，这样就打断了你做事的专注状态，让你没法集中于要处理的问题上
？你会和送文件的人攀谈，这样又浪费了时间
一天定一个具体的时间或定几次具体的时间去查看和分配收件箱里的内容。
2。除了有收件箱，你还应该有一个文件存放箱，一个废纸篓，一些内部办公信封以及一个件箱。
3。定好一天应该查几次收件箱，一天一次足够吗？一天两次？还是每小时查一次？
4。不管你要怎么做，决定以后就坚持按这个时间表做下去，其他时间远离收件箱。
5。在特定的时间查看收件箱，不要把它拿到办公桌上。站着看收件箱里面的内容。
？浏览一下那些用作参考、需要留下来的文件，把它们和其他要整理的文件放在一起。
？对于那些应该由别人处理的文件，必要的话就在上面稍加注明，装在内部办公信封里填好，再直接放到件箱里。
3.第一章每一天都是奇迹（3）
？把会客和会议安排的内容记在自己的日历本上，把通知单扔掉。***如果是一份会议议程安排表，就把它放到相应日期的记事本（后面有详细说明）里。
？专业性的报纸和杂志应该分开：只是留着用作参考的应该直接放在“待整理”箱子里。那些你真的会看（至少是浏览）的书籍报刊应该放在阅读文件里面（你随身带着，有了空隙时间就拿来读读）。如果里面只有部分文章是你感兴趣的，那就把这些文章撕下来，把其他没用的扔掉。
？只有那些需要你采取行动的文件才能被放到办公桌上。
把那些文件放到办公桌上以后，马上把两三分钟内可以做完的事做好。做好了，就放开。其他需要处理的项目应该归入合适的清单上（主要任务、行动清单、下一步行动清单等），再把它们放在每日工作清单或者备忘记事本里。如果是今天就要处理的事项，把它放在每日工作清单上，再按照重要性分成-b-c各个等级。如果某个项目不用今天处理，那么就在右上角注明处理的日期，再把它直接放到备忘记事本里。
记事本：建立起来并让它起作用
记事本是一种组织管理工具，用来简化工作流程，跟踪和管理工作进程。设计很好的记事本可以让文件从你的办公桌上消失，而在你需要的时候又会准确出现。同时，它又不会弄乱你的办公桌和大脑。
记事本包含12份每月文件备忘，分别注明每个月份；每个月又包含31张每日文件备忘，也注明从1～31的每个具体日期。
记事本用起来很简单。我们就举8月6日为例。你把收件箱拿到办公桌上，面对着一大堆将来要处理的文件。你刚刚收到的8月15日的会议议程安排应该放到“15”备忘录里。对于9月22日的会议议程安排，则应该在右上角注明“22”再放好（不要把它放到“22”的备忘录里，因为那是放8月22日的）。你看到一份文件是要你在10月1日提交给老板一份详细报告，估计要大概一星期才能写完。给你自己多一点缓冲时间，把那份文件归到9月20日，在右上角注明“20”，再把它放到“九月”里面去。
你一天结束后应做15分钟的计划，这时把第二天的备忘录拿出来，考虑一下第二天要做的事。把今天完成了的每日备忘放到所有每日备忘后面去。当新的一个月份来临时，你就把那个月的文件夹拿出，再根据每份文件右上角所标注的日期把它们都分配到每日工作备忘里去。因为这些文件刚送来时是你自己做的标注，所以你就不必再重新去看每份文件了。很快你就可以把这些处理好。
注意：在每个月开始时，把恰逢周末或者你不在办公室那些日子的每日文件折上一个角。这样，你就不会中途漏掉什么了。
你的总体文件整理系统
建立文件整理系统时有很多种选择。你可以按照主题、项目来整理，也可以遵循字母顺序、时间顺序，还可以按照数字顺序或地理位置顺序整理。选择哪种方法取决于你如何工作，怎样才能最快找到并调出所需文件。在大多数况下，可以选择按照字母顺序整理各种项目，再加上次标题，用不同颜色注明以便查找。
时间管理和效率专家强调，印好文件标签，贴在文件上可以极大地提高任何文件整理系统的可用性。
文件整理系统提示
？每年清理一次你的文件。在过去一年用过的东西都应该仍然放在活动文件里，其他的则移到不活动文件中。把活动文件放在离自己较近的地方以方便取用。
？不要把你装文件的抽屉装满。如果抽屉满得文件都要掉出来了的话，你就不会再想整理任何东西了，你的办公桌就又会变成一个储藏所。
？把一大叠文件夹放在触手可及的地方。不要让文件放得到处都是，等着你再去建个新的文件夹。创建好文件夹就得好好利用。
？文件名的确定要能方便找到文件。比如，“远景，新”与“新远景”相比就好找得多，也放置得更符合逻辑。
4.第一章每一天都是奇迹（4）
？如果你要旅行，就用5个彩色的塑料旅行文件夹：
旅行一袋装—可以装所有文件的袋子
返回办公室—完成的项目，回去办公室后分配或整理
阅读/复习—利用间隙时间
行动支持—不在办公室时开会、做工作所需要的信息
数据输入—收据、名片等可以记下来再输入电脑或可以写在纸上的东西
？在你整理任何东西前，总是要想想你会不会可能再用到它。***不是微弱的可能性，是很大的可能性。然后问问自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最坏的结果会是什么？”如果最坏的结果你都可以承受，那就把它扔了吧。
如果心存疑惑，那就扔掉吧
以下4种东西不要去整理：
？例行备忘录：它们只是—例行的。看完备忘，采取行动，记住它，然后就扔掉。
？开会通知：你收到开会通知后，立刻把开会的时间、地点记在日历上，把通知扔掉。
？修订前的指令：你是不是曾经收到过一项政策，而一星期之后又收到另一份修订过的政策？把前面那个扔掉吧！
？公司要求放在别处的文件：除非你是那个负责保管这份文件的人！
有一个经典的故事可以说明扔掉不必要文件的好处：一位在工程单位工作的人刚在国外待了3个月，处理完一个项目回来—因为公司有一些国外顾客，你可以想象，他回来后，已经有一堆累积的信函和文件在等着他处理。
他回公司的第一天主要是忙于开会和作简单汇报。那天快下班时，他觉得第二天的要任务是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了书柜里，准备第二天一早就来处理。
很不幸的是，他们公司最近聘请了一家新的清洁公司，那天晚上，一个清洁工人看到了他那一堆乱七八糟的文件。当这个人第二天早晨来到办公室时现自己那3个月来的文件全都不见了，永远不见了！
简直是大灾难！不是吗？刚开始他还没看到这次失误所带来的影响，但是随着时间的流逝，他慢慢地看到了以下结果：他不得不重新签了一张支票。有两个人再次写信过来，问为什么没收到第一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把3个月积累下的文件弄丢所带来的问题。
不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。
最后，你必须作好决定，不要制造更多麻烦。你是不是曾经选错过沟通的媒介？把不应该写下来的东西选择了写下来？通过电话或者直接面对面的交谈是不是可以更快、更有效地解决这种况？你是不是真的需要把内容都写下来？如果你不问问自己这些问题，那么你的办公室里就会留着很多不必要的文件。
非纸质风暴—电子邮件
当今社会有个大问题，就是如何组织和管理好你每天接收到的大量电子邮件信息。电子邮件其实和文件袋以及电话留机没有差别：都是收集信息的箱子，包含着待审核、处理和组织的信息。并且它们带来的巨大挑战都是一样的—东西进来太多，你都没有时间和**去处理和组织了。
如果你的电子邮件数量和处理速度总是逼着你同时开多个窗口，你不仅会遭受如此多邮件的罪，还可能导致邮件系统瘫痪。每天都专门留出一定时间有条理地浏览一遍你的邮件。把自动来件提示关掉，在自己设定好的时间查看收件箱，就像你现在查看你办公室的收件箱一样。记住不是所有邮件都需要你马上回复。因为有了电子传输系统，所以紧急信息变得越来越多。但是，正如组织管理大师杰弗瑞？梅尔所说的：“如果事事都很紧迫，那么就没什么是真正紧迫的了。”
有效处理电子邮件
？不要让电子邮件长期停留在你的收件箱里。邮件一旦看过了，就把它拖放到文件夹里或者删掉。不要把时间浪费在以后重新看这封邮件上了。
？在你的系统里面创建一个有效的文件收藏夹。把你需要存起来日后参看的邮件拖到这个收藏夹里。每年至少清理一次。
5.第一章每一天都是奇迹（5）
？遵循两分钟法则。立刻处理那些两分钟左右就可以做完的项目。你收到的邮件数目越多，这个习惯就越有用。
？使用行动文件夹。对于需要两分钟以上的时间去处理的项目，创建一些文件夹，并且在视觉上要明显不同于只用作参考的文件夹。比如，如果你的电子邮件系统一般按照字母顺序排列文件夹，那么你就可以这样建：
@行动@等候@阅读/复习
@这个符号可以把这些文件夹放到顶部，这样看起来就很方便了。在你的组织系统里标明你回复过的邮件，这样就不会漏掉任何邮件了。如果你是用电子邮件来分配工作任务的，那就把邮件复制，存到@等候的文件夹里。
@阅读/复习是指那些用作参考的邮件以及需要超过两分钟去读的邮件。你也可以把这样的邮件打印出来，这样就可以在开会或做其他事的空隙时间里看。
？注意电子邮件的转功能。要记住，任何邮件都可能在任何时间任何地点被转给任何人。永远要假设你的邮件最后会送到老板那里去。
？校读。用系统里的自动拼写纠错功能，注意大小写的区分。如果你全部用大写字母，别人看起来会觉得你在大喊大叫。
？避免群。不要把邮件群给每个人。
？不要有感叹词，不要加个人注解。
？省去“谢谢”这样的客套语。它们只会增加字数。
？如果你想附件，一定要确保收件人会下载下来看。
？回复邮件：
？就算你自己加的标题会更好玩，也请保留邮件的原始标题。这样可以让整个沟通沿着一条线索展。
？省去原文内容。原文内容只会增加邮件的长度。如果信人自己都不记得当时了什么信息，那这些信息能有多重要？
？不要简单地点击回复键。有的系统会在你点回复键后复制通讯录的所有地址。一定要先弄清你的系统设置。
？不要在做别的事时查看邮件。只有在你可以全神贯注时才可以去查看电子邮件的收件箱，这样就能避免你日后再重新查看。
？把重要的邮件设置得显眼一些。可以用彩色的着重选项，也可以把字体改成彩色。但不要弄得过度花哨。
？不要在生气时写邮件。不在线时写一份草稿，24小时后再重新读一遍。如果你很生气，那么打个电话回复吧。这样你就比较不容易卷入一场笔头争端了，笔头的争端会让当事人双方都后悔的。
？如果是你自己都不想收到的一封邮件，那么就不要把它送给别人了。
第3节拖延会扼杀你的精力
正确高效地使用时间，不仅仅是体现在与文件、邮件的战斗中，更体现在迅速、准确作决定的能力，以及做好今天该做之事的自律能力之中。
拖延耽搁
拖延是最为普遍的一种扼杀精力的武器，每年，你因为拖延丢失了多少工作效率？这种习惯本身会给工作带来大量的损失，并且还会浪费掉无数的机会。
拖延可以这样定义：把你需要或想做的事推迟，而其实又没有推迟的充足理由。
拖延的背后可能隐藏着很多心理暗示。研究人类行为的专家一般来说都赞成以下三点潜在的因素：
1。害怕失败。这经常表现为害怕不能达到你自己设定的、可能是不切实际的高标准。把事拖到最后一刻，因为没法衡量你能付出的最大努力，所以其实也就没法检验了。这样真正检验的就是你在最后一刻把事拼凑好的能力。所以，拖延可以让你不必检验自己的真正能力。
2。害怕成功。成功有好的一面，也有危险的一面。例如，可以让自己背后的朋友、家人或者工作伙伴走捷径获得成功。
3。害怕失去控制权。爱拖延的人经常觉得他们每错过一次最后期限，自己就在获取对生活绝对控制权的战争中胜利了一次。经常迟到或者因为自己而推迟了某项工程的完工似乎是在微妙地宣称：“我才是那个拥有主动权的人。”
6.第一章每一天都是奇迹（6）
人们爱拖延还有其他一些原因：
？他们想着以后会有更多时间，然后把东西放回原位
？他们认为事不是很重要，而实际上却是很重要的
？他们幻想没有最后期限。***“既然我是成年人了，我就可以按照自己的意愿去做事。”
还有一点很重要，那就是不要把拖延和计划好的推迟行动混为一谈。经常会有一些客观的原因是允许把某些行动推迟的，拖延则是指把现在应该做的事不必要地往后推迟。如果你在采取某个行动前必须先获得更多信息或者目前况不合适，那么等待是可以的。
记住，拖延是一种根深蒂固的习惯，可能会很顽固，但的确是可以战胜的。如果你有拖延的毛病，并且致力于提高工作效率，那么你再也不能把改掉拖延的坏毛病这件事往后拖延了。
清理完未尽项目的剩余部分
1。列出所有你正在拖延的事。
2。按照这些悬而未决的事给你带来的压力的大小决定是否把它们列入清单。注意：这和事的重要性可能会不一样。有些非常重要的事可能根本不会让你心烦，而其他相对不重要的事却逼得你快要疯了，在这种形下，就把后者列入清单。
3。先处理最让你心烦的项目。谁会去在意它不是最重要的事？现在你一件事都没做……所以你向前迈出的每一步都是一种提高。一旦你把那件带来重大压力的事处理好了，你就会觉得整个世界的重量都从肩膀上卸去了。
4。继续往下列项目，直到所有都做完了。一路上要记得犒劳自己。
最终战胜拖延陋习
1。检查你的态度。你是不是一个完美主义者？你给自己定的标准是不是太高了，以致让自己无法正常前行？
2。总是问问自己：“怎样才能最好地利用我目前的时间？”为了把这个问题解释清楚，在这个语境中，也可以问自己：“如果我不是因为现在已经在做这件事，我会去做它吗？”或者是：“这件事和我的目标直( 可不可以不加班（全本） http://www.xlawen.org/kan/3988/ )
《可不可以不加班（全本）》
1.译者序（1）
阿诺德·贝内特是英国杰出的小说家、剧作家和评论家。***一生著述颇丰，先后出版了30本小说、10个剧本和近3000篇短文（其中包括书评和剧评）。贝内特最有价值的作品是他的“五镇小说”，即以他的家乡英格兰中部斯泰福郡的斯托克市为背景的系列小说。其代表作有《五镇的安娜》、《五镇轶事》、《五镇的严峻笑容》、《克雷亨格》三部曲、《老妇谭》和《纸牌》等。不过，目前被翻译成中文的作品只有非小说类的《如何度过一天24小时》（howtoliveon24hoursdy）以及侦探小说《巴比伦大饭店》等少量几种。
《如何度过一天24小时》是贝内特创作的一本关于时间管理的经典之作，虽然创作时间较早，但书中阐述的一些利用时间的技巧和忠告，对于当下的我们每一个人仍然十分适用。书中，贝内特以一种前所未有的思想，揭示出深刻的生活哲理，并告诉每一位普通读者应当如何度过自己的每一天、提高效率、改变生活、创造奇迹、取得成功。
《如何度过一天24小时》是一本适用于每个人的永恒自助经典，在这本书的基础上，我们从thecompleteidiot’sguidetogettingthingsdone和howtomkethemostofyourworkdy等时间管理励志经典中摘取相关的精华内容，有机组合成《可不可以不加班》这本新书，以期更好地服务读者。（《如何度过一天24小时》原文共有12章，本书第一至第十章的第1节以及第十一章的第1、第2节即是。）
阅读本书，读者既可感悟贝内特原汁原味的精辟而又毫无偏见的生活哲理，又可更深入地学习世界一流时间管理大师提出的有关时间与工作、生活乃至整个人生管理的法则和方案。
时间堪称民主的典范！在时间的王国内，从来没有能够独占财富和独享智慧的贵族。天才也不会因为智慧超群而拥有更多的时间，即使是每天额外1个小时的奖励。因此，如果你想用更少的时间做更多的事，就好好阅读本书吧，相信你一定会找到满意的答案。
掌控时间，赢得美满人生！还等什么，赶快行动起来吧！
译者
序
一般来说，序是应该放在正文之前的。但对于这本书来说，我觉得序应该放到最后。所以，我建议你在通读全文之后再回过头来看这篇序。
这本书一经推出后，我便收到了无数读者的来信。此外，各种报纸杂志上也刊登了大量相关的评论，有些文章的篇幅甚至比本书还要长。但在这纷纭评价中，却没有多少批评之词。虽然有一些人对本书中一些轻率的语调并不赞同，但在我看来，本书的语调并无轻浮之处，所以我对异议置若罔闻。如果没有更为严厉的批评，我几乎要相信拙作是完美无瑕的了。
然而，更为严厉的批评并不是来自媒体，而是来自很多真挚的读者。他们通过信件所表达的意见，才是我必须认真面对的。我已预见会有读者不赞同我的观点，也为此感到担心。本书中有一段话引起了大家的争论：“绝大多数况下，他（代表先生）对他的事业的激并不高，充其量他也只做到不讨厌工作罢了。他会慢慢腾腾地开始工作，能拖延的他则会尽量拖延。当然，对一些工作他也会草草了事，尽快完成后则会满怀欢悦、兴高采烈。到了真正工作的时候，他很少会付出百分之百的努力。”
从读者的来信中，我能真切地体会到他们的真诚。我也坚信，有很多商界人士都很热爱自己的工作，从不逃避责任，从不迟到早退。简之，他们将所有精力都投入到工作当中，每天下班时都已筋疲力尽。这些人中有那些身居要职或前途无量的人，也有那些居于普通职位并无希望迹的人。
对这种说法，我同意并一直都深信不疑。我知道生活中真的有这样的商界人士。我曾在伦敦及其他省市做过一些位居普通职位的工作，的确看到一些同事对自己的职责怀有诚挚的热。他们在工作时，会将自己的潜能挥到极致。但我仍然深信，这样幸运且快乐的人们（他们比自己想象的还要快乐）在过去和现在都不是多数，甚至只是少数。我仍然深信，大多数工作体面、有责任心的商界人士（有理想有志向的人），晚上下班回家时并非经常筋疲力尽。我仍然深信，他们不会花大部分精力用来谋生，而是尽可能少地投入精力，事业对他们来说没有任何乐趣可，带给他们的只有无聊。
2.译者序（2）
然而，我也必须承认，将工作视为乐趣的少数人也很重要，值得重视，我不应该在文中完全忽略他们。一位读者在来信中一语道出了那些努力工作的少数人的艰辛。他这样写道：“我想我和每一个人都一样，希望能够‘超越自己的工作计划’，但请允许我告诉您，当我每天下午6点半回到家中，精力完全不像您想象的那样充沛。”
我必须指出，那些无精打采、有气无力地混日子的大多数人绝对要比那些满怀热、兴致勃勃地工作的少数人更为悲惨。前者比后者更亟须别人建议自己“如何生活”。不管怎样，后者在工作的8小时中是充满活力的；他们开足了马力，精神抖擞。其余8小时也许安排得很糟糕，甚至白白浪费掉；但一天浪费8小时总比浪费16小时要好得多。多一些体验总比一点体验都没有要好得多。
真正可悲的是那些在工作中和工作之余都不愿付出努力的人。本书恰恰是为这些人而写。但是，热爱工作的幸运儿会说，“尽管我的日常工作比他的要多，我仍然想超越计划，我也想追求更加丰富的生活。但是，我真的无法在工作结束后再完成另一天的工作量。”
事实上，我已经预见到，本书对那些本身就对更好地生存有兴趣的人具有更强烈的感染力。只有那些品味过人生的人才会对人生有更多的渴望，而唤醒那些从来没有起过床的人则最为困难。
如果你是努力工作的少数人，假定维持生计的日常工作强度使你不可能采纳后文中的所有建议，但你仍然有可能采纳其中的一些建议。你可能无法利用晚上回家途中的时间，但早晨上班路上的建议对你和其他人同样适用。从周六到周一期间空闲的44个小时，对你和其他人是一样多的时间。虽然一周累积的疲惫可能让你无法将全部精力都投入工作，但是一周总还是有3个晚上或更多时间可以加以利用。如果你告诉我你太累了，晚上不可能在工作计划之外做任何事，那么我可以坦率地告诉你，如果日常工作真的耗尽了你全部的精力，那么你的生活已处于失衡状态，亟须调整。一个人的精力绝不应该被日常工作全部占据。那么，到底应该怎样改善现状呢？
显而易见的办法是，在日常工作中巧妙地保留你的一些工作热。你可以在一天的工作计划之前开始做事，而不是之后。简单地说，就是早上早点起床。你可能会说你起不来，因为你一般都比较晚入睡，早睡有可能搅乱你整个家庭的生活安排。其实，我并不认为晚上早点入睡是不可能的事。如果你坚持早点起床，出现了睡眠不足的况，我想你一定会想办法早点上床睡觉的。在我看来，早点起床并不会导致睡眠不足。在一定程度上，睡懒觉只不过是一种习惯或是懒惰的借口。我的这种感悟随着年龄的增长而愈强烈。我认识到，大多数人之所以要睡那么长时间，是因为他们没有其他事来打时间。那些天天吵醒街坊邻居的健壮的卡车司机每天会睡多长时间呢？我曾经就这个问题请教过一位医生，他在伦敦一个繁华的郊区有24年丰富的行医经验。他身形短小，回答也更加简短：“很多人睡觉都睡傻了。”他接着解释说，如果人们能够少睡一点，绝大多数人会活得更健康，并会从生活中得到更多乐趣。其他医生也赞同他的观点。不过，这个观点对正在生长育的孩子们是不适用的。
早起1个小时、1。5个小时或者2个小时，如果你觉得累的话，就早点上床睡觉。至于加班计划，早上1个小时抵得上晚上2个小时。可是，你会说：“我赞同你的观点，但是如果没有仆人给我做饭，我难道不吃早点就开始？”当然可以，先生，在这个年代买一个优质的酒精炉（还附带一个煮锅）的花费不会超过一个先令，你不会把最重要的幸福寄托在不可靠的仆人身上吧？记得头天晚上吩咐仆人，让她在合适的位置放一个大托盘，盘子里放两个小面包、一个杯子、一个托碟、一包火柴和一个酒精炉，酒精炉上放着煮锅，锅盖倒放着，在上面放上一个小茶壶，里面放上几片茶叶。你早起的时候要做的只不过是擦一根火柴。不出3分钟水就会开，你可以将水倒进茶壶里（茶壶这时已经是温的了）。再有3分钟，茶就泡好了。你可以品着茶开始新的一天。这些细节在愚蠢的人看来可能微不足道，但有思想者则不然。因为在非同寻常的时刻，能否喝上一杯茶或许将决定人一生的宁静与平和。
阿诺德·贝内特
1.第一章每一天都是奇迹（1）
时间最不偏私，给任何人一天都是24小时；时间也最偏私，给任何人一天都不是24小时。***
—赫胥黎
第1节有谁24小时都活着？
“是的！他是一个根本不懂管理的人。他的工作非常不错、收入也十分稳定，虽谈不上是锦衣玉食，但满足生活需要绰绰有余，可以说他享受着一种还算奢华的生活。但是，这个家伙手头却总是不怎么宽裕。而且不知为什么，他总是花了钱却得不到什么好结果。钱包空得出奇，而且看他的样子似乎总是从旧货商那里买二手货。新西服配着一顶旧帽子，华美的领带偏偏配上一条松松垮垮的裤子！请人去吃饭，要么是在雕花玻璃餐具里装着非常难吃的羊肉，要么就是用裂了缝的茶杯盛上好的土耳其咖啡。与这些相比，更为严重的是他根本想不明白问题出在哪儿。简要一句话：他把所有的钱都哗哗地浪费掉了。要是我有他收入的一半就好了！我一定让他见识一下我是怎么用钱的……”
是不是？我们当中绝大多数人都曾经这样充满优越感地批评过他人。
我们都是自己的财政大臣，这是我们每个人最值得骄傲的事。报纸上整日布满着教人靠多少收入去生活的文章，这些文章在大众中间引起了广泛的共鸣，强烈的呼声足以证明人们的兴趣所在。最近，在一家日报上也掀起了一场比较大的争论，其争论的中心问题是一个女人能否靠85英镑的年薪在这个国家生存下去，而且还能活得很体面。此外，我还看到过一篇题为《每周8先令如何度日》的文章。虽然能经常听人们说时间就是金钱，但我却从来没有看到过有题为《如何度过一天24小时》的文章。事实上，“时间就是金钱”这句谚语并不能说明时间的价值，时间的价值其实远远大于金钱的价值。一般来讲，你若有时间，你就能挣到钱。但如果反过来，况就有些不一样了。即使你和豪华的卡尔顿饭店衣帽间管理员一样有钱，你也无法用金钱买来额外1分钟的生命。你不可能比我多拥有1分钟，同样也不可能比壁炉边上的猫多拥有1分钟。
哲学家曾解释过空间的概念，但他们无法对时间进行解释。而难以诠释的时间正是一切事物的源泉。有了时间，一切皆有可能；没有了时间，一切也就灰飞烟灭了。如果我们认真思考一下，就会现，时间的供应真是每天的奇迹，当你注意到它的时候，你一定会惊叹不已。早上你醒来，看！24个小时已经神奇地装满了你的钱包，你将用这些未经雕琢的时间来建造你生命的殿堂！这24个小时是属于你的，也是你最为宝贵的财富。这种物质是如此的神奇，又以同样神奇的方式从天而降到你的手中！
请注意！没有人能从你手中把时间夺走，它是一种神奇的财富，谁也偷不走。同样的，所有人得到的时间不会比你多，也不会比你少。
时间是民主的典范！在时间的王国内，从来没有能够独占财富和独享智慧的贵族。天才也不会因为智慧超群而拥有更多的时间，即使是每天额外1个小时的奖励。但时间也不会惩罚任何人。你可以无止无休地把这宝贵的时间无地浪费掉，也不会有人减少你的时间供应来惩罚你，更不会有神秘的力量说：“这个人是个十恶不赦的人，是个不可理喻的人！他没有资格拥有时间，我会切断他的时间供应。”不会的，时间的供应比国家统一公债还稳定。即便是周日，你依然能得到24个小时，不会多，也不会少。当然，你不能预支未来，更谈不上举债！你能挥霍的只有这正在消逝的时间。你不能浪费明天，也不能浪费下1个小时，它始终在前方等候着你。
时间就是每一天生在我们身上的奇迹，难道不是这样子的吗？
你必须好好利用每天24小时的时间。你需要用这些时间编织健康、快乐、金钱、满足、尊敬，不断升华你不朽的灵魂。那么现在最紧要的事就是如何正确高效地使用时间，所有的一切全都依赖于此。我的朋友！你的幸福、那难以捉摸的幸福、你一直在试图抓住的幸福，也都是仰仗时间的正确高效利用来实现。奇怪的是，那些既有魄力又赶时髦的报纸上竟然充斥着《如何靠一定的金钱生活》之类的文章，而不去关注“如何靠一定的时间来生活”这类有意义的话题。与时间相比，金钱那真是太普通不过了。只要你认真反省一下，你就会认识到金钱不过是世界上最平常的东西，它充斥在世界每一个角落里。
2.第一章每一天都是奇迹（2）
如果一个人依靠现有的收入怎么也不可能生活下去，他有其他好几种选择：要么努力多挣钱，要么去偷盗，要么干脆登广告寻求帮助。如果一个人一年不能赚取1000英镑的收入，我们并不能说他是在浪费生命；因为他可以通过努力赚取更多的钱，从而努力做到家庭收支平衡。但是，如果一个人不能管理好他的一天24个小时，恰当地将时间用于生命的各项支出上，那毫无疑问他是在浪费生命。时间的供应虽然极其规律，但却非常有限，这是非常残酷的一个事实。
我们当中有谁24小时都活着？我所说的“活着”这个词，它的意思不仅仅是指生存，也不是指“虚度光阴”。人经常会慨叹，一天的生活本可以安排得更好。这种惴惴不安的绪，试问我们当中有哪一位能幸免？我们当中又有哪一位能很肯定地说他没有犯过本章开头那个人犯的错。比如，质地考究做工上乘的西服偏偏配上一顶不体面的帽子，或者只注意外面的好坏，而忽略了事物本身的味道呢？我们当中有人不正在或一直以来都在对自己说：“如果再多给我一些时间，我肯定会改变这种状况的！”
我们永远不可能会有更多的时间。我们现在所拥有的，我们一直以来所拥有的就是摆在眼前的这些时间，不多不少。正是认识到这深刻却一直被忽视的事实（顺便说一下，这并非是我现的），我才开始仔细审视起琐碎而现实的日常时间的支出。
第2节打赢与文件的战斗
时间是每天生在我们身上的奇迹。如果你能正确高效地使用时间，生活中幸福将不再难以捉摸。在工作中，时间的处理尤为重要，其中最要的则是你如何处理大量文件和电子邮件。
文件风暴
因为科技的迅猛展，纸张出现的数量与日剧增。在我们这个世界，几乎什么都放在文件里，所以我们总是不敢把东西扔掉。结果，我们的文件管理系统承受着几十亿份文件的压力，等你想要找某份文件时却怎么也找不到了！据估计，我们当今社会储存起来的文件里，有75％～80％的内容都是没用的。
你处理进出办公室文件的方式，以及做出要不要留下这些文件的决定可以主导你的工作效率。现在的办公桌很多都是完全被文件淹没了……要做的事、要进一步获得信息的项目、不知道怎么处理的项目、上几周的文件，谁了解什么。许多收件箱变成了储藏罐，而垃圾箱则变成了空箱子。虽然我们一再说，“如果文件可以放到你的办公桌上来，那就有办法让它们从你的办公桌上消失”，但很多人还是打不赢这场与文件的战斗。
掌控好文件的关键办法是让大多数文件根本就不要放到你的办公桌上来。
1。把你的收件箱从办公桌上挪下来，再把它搬到办公室外面去。如果没办法把它搬到门外去，那就把它留在办公室里。如果那样也做不到，至少要把它放在你的视线之外。如果你把收件箱放在办公桌上，很可能会产生以下一些影响效率的后果：
？它会变成收件箱和待处理文件箱的混合体
？每次有新东西进来，你都要停下来看看新到的到底是什么，这样就打断了你做事的专注状态，让你没法集中于要处理的问题上
？你会和送文件的人攀谈，这样又浪费了时间
一天定一个具体的时间或定几次具体的时间去查看和分配收件箱里的内容。
2。除了有收件箱，你还应该有一个文件存放箱，一个废纸篓，一些内部办公信封以及一个件箱。
3。定好一天应该查几次收件箱，一天一次足够吗？一天两次？还是每小时查一次？
4。不管你要怎么做，决定以后就坚持按这个时间表做下去，其他时间远离收件箱。
5。在特定的时间查看收件箱，不要把它拿到办公桌上。站着看收件箱里面的内容。
？浏览一下那些用作参考、需要留下来的文件，把它们和其他要整理的文件放在一起。
？对于那些应该由别人处理的文件，必要的话就在上面稍加注明，装在内部办公信封里填好，再直接放到件箱里。
3.第一章每一天都是奇迹（3）
？把会客和会议安排的内容记在自己的日历本上，把通知单扔掉。***如果是一份会议议程安排表，就把它放到相应日期的记事本（后面有详细说明）里。
？专业性的报纸和杂志应该分开：只是留着用作参考的应该直接放在“待整理”箱子里。那些你真的会看（至少是浏览）的书籍报刊应该放在阅读文件里面（你随身带着，有了空隙时间就拿来读读）。如果里面只有部分文章是你感兴趣的，那就把这些文章撕下来，把其他没用的扔掉。
？只有那些需要你采取行动的文件才能被放到办公桌上。
把那些文件放到办公桌上以后，马上把两三分钟内可以做完的事做好。做好了，就放开。其他需要处理的项目应该归入合适的清单上（主要任务、行动清单、下一步行动清单等），再把它们放在每日工作清单或者备忘记事本里。如果是今天就要处理的事项，把它放在每日工作清单上，再按照重要性分成-b-c各个等级。如果某个项目不用今天处理，那么就在右上角注明处理的日期，再把它直接放到备忘记事本里。
记事本：建立起来并让它起作用
记事本是一种组织管理工具，用来简化工作流程，跟踪和管理工作进程。设计很好的记事本可以让文件从你的办公桌上消失，而在你需要的时候又会准确出现。同时，它又不会弄乱你的办公桌和大脑。
记事本包含12份每月文件备忘，分别注明每个月份；每个月又包含31张每日文件备忘，也注明从1～31的每个具体日期。
记事本用起来很简单。我们就举8月6日为例。你把收件箱拿到办公桌上，面对着一大堆将来要处理的文件。你刚刚收到的8月15日的会议议程安排应该放到“15”备忘录里。对于9月22日的会议议程安排，则应该在右上角注明“22”再放好（不要把它放到“22”的备忘录里，因为那是放8月22日的）。你看到一份文件是要你在10月1日提交给老板一份详细报告，估计要大概一星期才能写完。给你自己多一点缓冲时间，把那份文件归到9月20日，在右上角注明“20”，再把它放到“九月”里面去。
你一天结束后应做15分钟的计划，这时把第二天的备忘录拿出来，考虑一下第二天要做的事。把今天完成了的每日备忘放到所有每日备忘后面去。当新的一个月份来临时，你就把那个月的文件夹拿出，再根据每份文件右上角所标注的日期把它们都分配到每日工作备忘里去。因为这些文件刚送来时是你自己做的标注，所以你就不必再重新去看每份文件了。很快你就可以把这些处理好。
注意：在每个月开始时，把恰逢周末或者你不在办公室那些日子的每日文件折上一个角。这样，你就不会中途漏掉什么了。
你的总体文件整理系统
建立文件整理系统时有很多种选择。你可以按照主题、项目来整理，也可以遵循字母顺序、时间顺序，还可以按照数字顺序或地理位置顺序整理。选择哪种方法取决于你如何工作，怎样才能最快找到并调出所需文件。在大多数况下，可以选择按照字母顺序整理各种项目，再加上次标题，用不同颜色注明以便查找。
时间管理和效率专家强调，印好文件标签，贴在文件上可以极大地提高任何文件整理系统的可用性。
文件整理系统提示
？每年清理一次你的文件。在过去一年用过的东西都应该仍然放在活动文件里，其他的则移到不活动文件中。把活动文件放在离自己较近的地方以方便取用。
？不要把你装文件的抽屉装满。如果抽屉满得文件都要掉出来了的话，你就不会再想整理任何东西了，你的办公桌就又会变成一个储藏所。
？把一大叠文件夹放在触手可及的地方。不要让文件放得到处都是，等着你再去建个新的文件夹。创建好文件夹就得好好利用。
？文件名的确定要能方便找到文件。比如，“远景，新”与“新远景”相比就好找得多，也放置得更符合逻辑。
4.第一章每一天都是奇迹（4）
？如果你要旅行，就用5个彩色的塑料旅行文件夹：
旅行一袋装—可以装所有文件的袋子
返回办公室—完成的项目，回去办公室后分配或整理
阅读/复习—利用间隙时间
行动支持—不在办公室时开会、做工作所需要的信息
数据输入—收据、名片等可以记下来再输入电脑或可以写在纸上的东西
？在你整理任何东西前，总是要想想你会不会可能再用到它。***不是微弱的可能性，是很大的可能性。然后问问自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最坏的结果会是什么？”如果最坏的结果你都可以承受，那就把它扔了吧。
如果心存疑惑，那就扔掉吧
以下4种东西不要去整理：
？例行备忘录：它们只是—例行的。看完备忘，采取行动，记住它，然后就扔掉。
？开会通知：你收到开会通知后，立刻把开会的时间、地点记在日历上，把通知扔掉。
？修订前的指令：你是不是曾经收到过一项政策，而一星期之后又收到另一份修订过的政策？把前面那个扔掉吧！
？公司要求放在别处的文件：除非你是那个负责保管这份文件的人！
有一个经典的故事可以说明扔掉不必要文件的好处：一位在工程单位工作的人刚在国外待了3个月，处理完一个项目回来—因为公司有一些国外顾客，你可以想象，他回来后，已经有一堆累积的信函和文件在等着他处理。
他回公司的第一天主要是忙于开会和作简单汇报。那天快下班时，他觉得第二天的要任务是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了书柜里，准备第二天一早就来处理。
很不幸的是，他们公司最近聘请了一家新的清洁公司，那天晚上，一个清洁工人看到了他那一堆乱七八糟的文件。当这个人第二天早晨来到办公室时现自己那3个月来的文件全都不见了，永远不见了！
简直是大灾难！不是吗？刚开始他还没看到这次失误所带来的影响，但是随着时间的流逝，他慢慢地看到了以下结果：他不得不重新签了一张支票。有两个人再次写信过来，问为什么没收到第一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把3个月积累下的文件弄丢所带来的问题。
不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。
最后，你必须作好决定，不要制造更多麻烦。你是不是曾经选错过沟通的媒介？把不应该写下来的东西选择了写下来？通过电话或者直接面对面的交谈是不是可以更快、更有效地解决这种况？你是不是真的需要把内容都写下来？如果你不问问自己这些问题，那么你的办公室里就会留着很多不必要的文件。
非纸质风暴—电子邮件
当今社会有个大问题，就是如何组织和管理好你每天接收到的大量电子邮件信息。电子邮件其实和文件袋以及电话留机没有差别：都是收集信息的箱子，包含着待审核、处理和组织的信息。并且它们带来的巨大挑战都是一样的—东西进来太多，你都没有时间和**去处理和组织了。
如果你的电子邮件数量和处理速度总是逼着你同时开多个窗口，你不仅会遭受如此多邮件的罪，还可能导致邮件系统瘫痪。每天都专门留出一定时间有条理地浏览一遍你的邮件。把自动来件提示关掉，在自己设定好的时间查看收件箱，就像你现在查看你办公室的收件箱一样。记住不是所有邮件都需要你马上回复。因为有了电子传输系统，所以紧急信息变得越来越多。但是，正如组织管理大师杰弗瑞？梅尔所说的：“如果事事都很紧迫，那么就没什么是真正紧迫的了。”
有效处理电子邮件
？不要让电子邮件长期停留在你的收件箱里。邮件一旦看过了，就把它拖放到文件夹里或者删掉。不要把时间浪费在以后重新看这封邮件上了。
？在你的系统里面创建一个有效的文件收藏夹。把你需要存起来日后参看的邮件拖到这个收藏夹里。每年至少清理一次。
5.第一章每一天都是奇迹（5）
？遵循两分钟法则。立刻处理那些两分钟左右就可以做完的项目。你收到的邮件数目越多，这个习惯就越有用。
？使用行动文件夹。对于需要两分钟以上的时间去处理的项目，创建一些文件夹，并且在视觉上要明显不同于只用作参考的文件夹。比如，如果你的电子邮件系统一般按照字母顺序排列文件夹，那么你就可以这样建：
@行动@等候@阅读/复习
@这个符号可以把这些文件夹放到顶部，这样看起来就很方便了。在你的组织系统里标明你回复过的邮件，这样就不会漏掉任何邮件了。如果你是用电子邮件来分配工作任务的，那就把邮件复制，存到@等候的文件夹里。
@阅读/复习是指那些用作参考的邮件以及需要超过两分钟去读的邮件。你也可以把这样的邮件打印出来，这样就可以在开会或做其他事的空隙时间里看。
？注意电子邮件的转功能。要记住，任何邮件都可能在任何时间任何地点被转给任何人。永远要假设你的邮件最后会送到老板那里去。
？校读。用系统里的自动拼写纠错功能，注意大小写的区分。如果你全部用大写字母，别人看起来会觉得你在大喊大叫。
？避免群。不要把邮件群给每个人。
？不要有感叹词，不要加个人注解。
？省去“谢谢”这样的客套语。它们只会增加字数。
？如果你想附件，一定要确保收件人会下载下来看。
？回复邮件：
？就算你自己加的标题会更好玩，也请保留邮件的原始标题。这样可以让整个沟通沿着一条线索展。
？省去原文内容。原文内容只会增加邮件的长度。如果信人自己都不记得当时了什么信息，那这些信息能有多重要？
？不要简单地点击回复键。有的系统会在你点回复键后复制通讯录的所有地址。一定要先弄清你的系统设置。
？不要在做别的事时查看邮件。只有在你可以全神贯注时才可以去查看电子邮件的收件箱，这样就能避免你日后再重新查看。
？把重要的邮件设置得显眼一些。可以用彩色的着重选项，也可以把字体改成彩色。但不要弄得过度花哨。
？不要在生气时写邮件。不在线时写一份草稿，24小时后再重新读一遍。如果你很生气，那么打个电话回复吧。这样你就比较不容易卷入一场笔头争端了，笔头的争端会让当事人双方都后悔的。
？如果是你自己都不想收到的一封邮件，那么就不要把它送给别人了。
第3节拖延会扼杀你的精力
正确高效地使用时间，不仅仅是体现在与文件、邮件的战斗中，更体现在迅速、准确作决定的能力，以及做好今天该做之事的自律能力之中。
拖延耽搁
拖延是最为普遍的一种扼杀精力的武器，每年，你因为拖延丢失了多少工作效率？这种习惯本身会给工作带来大量的损失，并且还会浪费掉无数的机会。
拖延可以这样定义：把你需要或想做的事推迟，而其实又没有推迟的充足理由。
拖延的背后可能隐藏着很多心理暗示。研究人类行为的专家一般来说都赞成以下三点潜在的因素：
1。害怕失败。这经常表现为害怕不能达到你自己设定的、可能是不切实际的高标准。把事拖到最后一刻，因为没法衡量你能付出的最大努力，所以其实也就没法检验了。这样真正检验的就是你在最后一刻把事拼凑好的能力。所以，拖延可以让你不必检验自己的真正能力。
2。害怕成功。成功有好的一面，也有危险的一面。例如，可以让自己背后的朋友、家人或者工作伙伴走捷径获得成功。
3。害怕失去控制权。爱拖延的人经常觉得他们每错过一次最后期限，自己就在获取对生活绝对控制权的战争中胜利了一次。经常迟到或者因为自己而推迟了某项工程的完工似乎是在微妙地宣称：“我才是那个拥有主动权的人。”
6.第一章每一天都是奇迹（6）
人们爱拖延还有其他一些原因：
？他们想着以后会有更多时间，然后把东西放回原位
？他们认为事不是很重要，而实际上却是很重要的
？他们幻想没有最后期限。***“既然我是成年人了，我就可以按照自己的意愿去做事。”
还有一点很重要，那就是不要把拖延和计划好的推迟行动混为一谈。经常会有一些客观的原因是允许把某些行动推迟的，拖延则是指把现在应该做的事不必要地往后推迟。如果你在采取某个行动前必须先获得更多信息或者目前况不合适，那么等待是可以的。
记住，拖延是一种根深蒂固的习惯，可能会很顽固，但的确是可以战胜的。如果你有拖延的毛病，并且致力于提高工作效率，那么你再也不能把改掉拖延的坏毛病这件事往后拖延了。
清理完未尽项目的剩余部分
1。列出所有你正在拖延的事。
2。按照这些悬而未决的事给你带来的压力的大小决定是否把它们列入清单。注意：这和事的重要性可能会不一样。有些非常重要的事可能根本不会让你心烦，而其他相对不重要的事却逼得你快要疯了，在这种形下，就把后者列入清单。
3。先处理最让你心烦的项目。谁会去在意它不是最重要的事？现在你一件事都没做……所以你向前迈出的每一步都是一种提高。一旦你把那件带来重大压力的事处理好了，你就会觉得整个世界的重量都从肩膀上卸去了。
4。继续往下列项目，直到所有都做完了。一路上要记得犒劳自己。
最终战胜拖延陋习
1。检查你的态度。你是不是一个完美主义者？你给自己定的标准是不是太高了，以致让自己无法正常前行？
2。总是问问自己：“怎样才能最好地利用我目前的时间？”为了把这个问题解释清楚，在这个语境中，也可以问自己：“如果我不是因为现在已经在做这件事，我会去做它吗？”或者是：“这件事和我的目标直( 可不可以不加班（全本） http://www.xlawen.org/kan/3988/ )